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浅谈创业企业商业秘密保护措施

 

如今政策利好,投身创业是许多人的向往。商业秘密是创业团队的智慧结晶,也是他们将来能够盈利的保障。因为保护商业秘密需要额外的管理成本,而且企业不同的发展阶段,商业秘密的范围也在变化,往往会使得创业者不经意地忽视了对商业秘密的保护。

我们说商业秘密的重要性在平时并不显现,但是一旦引起了重视,必然是伴随着其泄露带来了损害。要知道,依据《反不正当竞争法》关于商业秘密的规定,权利人必须采取保密措施,如果不采取保密措施,说明他自己也未意识到其技术信息和经营信息是商业秘密,法律对其保护就无从谈起。为了避免陷入商业秘密泄露的困境,初创企业需要对此引起重视。

商业秘密的保护可以分两个方面,外部防控和内部管理。

创业团队的内部管理很重要

内部管理也分为两种,第一种是员工管理,对能够接触商业秘密的员工签署保密协议,重要的员工需要签订竞业禁止协议。

通常来说,企业的70%的泄密事件起因都在员工的身上,我们不赞同仅仅用解雇或者刑法来恐吓员工,因为还有一半的泄密出自员工“无意”之中的言行,而且解雇员工等做法对企业毫无救济意义。所以创业者需要明白,事前的防控总比时候救济要有效,其中的重中之重就在于员工。

首先需要做好员工教育,各类员工须知和员工手册中要把保密的重要性宣传到位,让员工深刻体会领导层对此类言行的重视程度。并且各类章程中关于保密的部分不要写的过于笼统,而是要定制具体的措施,例如员工离开自己的电脑时,必须锁屏;企业外人员进出企业必须有行政人员的同意或陪同等。管理员工最好做到“员工不需要自己学习如何保密”,而只需要按照规章制度去约束自己行为就可以了。

再者就是对于核心员工的把控。实务中,对商业秘密的主要贡献通常来自核心员工,那么对于这类掌握核心商业秘密的员工,也尽量地留住。同时,做好最基本的保密协议、竞业限制协议以及服务期的约定。

第二种就是建立信息分级和完备的文件管理系统。例如,分层分段开发,非核心员工仅能接触商业秘密片段。保存关键涉密文件的计算机禁止联网,访问以及拷贝文件需要权限或者记录;涉密文件如果员工可以访问,那么设定提示保密的弹出窗口,并留下记录;对员工发送邮件进行规范,防止误发涉密信息;定期销毁涉密纸质文件等。创业者也可以考虑技术细节上的防范,例如:在比较敏感的材料上加上“保密”字样,在首页加上“仅仅提供给某某基金内部参考”及“请勿对外转发”等字样,使用PDF而不是PPT等可编辑格式,就能够降低未经授权而被转发的几率。

而外部管理则涉及创业者与投资人的交涉,融资过程中,创业者披露项目信息的原则应该是:分享产品而不是制作产品的机密核心。向投资人介绍产品、方向以及市场潜力,当问到如何做的“秘诀”时,创业者就应当更加谨慎,尽可能避免披露具有价值的技术信息。即便是为了充分展示而必须披露的情形,创始人也可以控制披露节奏,在早期时候尽量粗线条,随着磋商的深入,再根据情况决定披露的深度和范围。