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企业发展到何时需要一个OA系统

 

企业发展到一定阶段,负责团队总会面临一个瓶颈。究竟是否应该引进OA系统?这时候,管理团队以及企业领导人必须就企业的具体情况,进行分析和考虑。

如果原本的管理系统、业务系统都运作良好,单纯信息化只是添加工作量并没有短期直接意义的话,引进OA系统只能劳民伤财,因为OA系统的开发是一个长时期的艰难工作,不仅包括开发,还涵盖后期修改、维护,直到契合企业的业务和经营管理。

我们来了解一下OA系统能够给企业带来什么便利。首先是提高办公效率。对比看来,OA系统能够带来许多典型的收益,例如提高审批速度、简化人工操作、信息检索便捷等。企业到了一定的规模,无论是部门业务沟通,还是跨部门协作,都存在着沟通难题,如果事事都通过邮件,对于管理也有许多不便。

其次,降低行政成本。节约了大量传统办公所需的纸张费用、差旅费、通讯费用等。工作汇报、审批等都由纸质变成电子版本;文档管理也变得方便快捷;建立企业数据库之后,还能提高业务、办公信息的获取速度,大大提升工作效率。

再者,提升管理执行力。有个笑话这样说,当一个公司沟通基本靠吼、QQ传输不认和假装没收到邮件,发展到互相推诿责任的时候,就需要建立一个OA系统了。笑话虽然极端,可是也不无道理。OA系统能够提高管理透明度,执行的追溯、跟踪都能够实现,所有数据均记录在系统中,保留各种操作痕迹。一个企业摒弃了责任推诿的烂事,基本就离规范化和提高效率不远了。

最后,明显提升员工效率。传统手工管理不免存在一些问题,领导可能往往只安排概念给员工,员工最后做出来的工作成果不免与领导的需求大相径庭。如果在OA系统上布置任务,使用流程化、具体化的框架。那么员工收到指示之后,只需要按照具体工作流程去走,之后提交即可,不需要自己进行思考,不仅能将工作失误降到最低,还能够提高员工的工作效率。

企业可以从以上优势进行考虑,如果还没有发展到需要信息化办公,那么可以暂缓。如果已经发展到管理瓶颈,则需要进行具体调研。

所以企业上线一个OA系统,一定是与企业瓶颈和管理变革相结合。汇总企业所有部门的流程,分析哪些可以信息化、系统化,哪些需要修改,是否能够提升管理效率等。此外,还需要分析企业的员工属性,年龄分布;是否习惯手机终端系统等。最后就是推算成本,如果的确能够提升企业的工作效率,同时又降低运营成本,那么就可以进行开发。